Productdata & governance

Duidelijkheid in productdata, processen en verantwoordelijkheden. Productinformatie staat zelden op één plek en wordt bijna nooit door één persoon beheerd. Ik help helder te krijgen welke productinformatie waar thuishoort, wie waarvoor verantwoordelijk is en welke afspraken en processen nodig zijn om de data compleet, actueel en bruikbaar te houden.

Herken je dit?

Productinformatie staat verspreid over systemen, bestanden en afdelingen. Dezelfde gegevens worden op verschillende plekken bijgehouden. Het is niet duidelijk welk systeem voorwelke informatie leidend is. Producten blijven hangen omdat informatie ontbreekt. Of teams zijn afhankelijk van elkaar, terwijl afspraken vooral in hoofden zitten.

Misschien werkt het vandaag nog nét, maar wordt het steeds lastiger als je assortiment, organisatie of verkoopkanalen veranderen of groeien.

Dan gaat het niet alleen om data die niet klopt. Het gaat ook om de afspraken eromheen: waar informatie thuishoort, wie waarvoor verantwoordelijk is en hoe je zorgt dat productdata goed blijft.

Productdata goed organiseren

Goede productdata ontstaat niet vanzelf. Het vraagt om duidelijke afspraken over kwaliteit, processen, systemen en verantwoordelijkheden.

• Productinformatie

  Welke productinformatie heb je nodig, waar komt die vandaan en waar hoort die thuis?

• Eigenaarschap

  Wie is verantwoordelijk voor welke productdata en wie bepaalt wat klopt?

• Processen

  Hoe wordt informatie aangeleverd, verrijkt, gecontroleerd en gepubliceerd?

• Systemen

  Welke rol hebben PIM, ERP, webshop en andere systemen, en welk systeem is waarvoor de bron?

• Datakwaliteit

  Wanneer is productdata goed genoeg, hoe controleren we dat en hoe zorgen we dat die kwaliteit behouden blijft?

Wat levert dat op?

Mensen weten waar productinformatie te vinden is en wie waarvoor verantwoordelijk is.

Productdata staat op de juiste plek en hoeft niet onnodig op meerdere plekken te worden bijgehouden.

Er zijn duidelijke afspraken over wanneer productdata compleet is en goed genoeg is, en hoe die kwaliteit wordt bewaakt.

Processen en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd, zodat de werkwijze niet alleen afhankelijk is van de kennis van een paar mensen.

Zo wordt productdata minder iets dat je telkens moet repareren en meer een basis waarop je kunt verderbouwen.

Zo pakken we het aan

1. Zicht krijgen op de huidige situatie

   We brengen in kaart waar productinformatie vandaan komt, waar die wordt beheerd, wie ermee werkt en waar die wordt gebruikt.

2. Knelpunten zichtbaar maken

   We kijken waar informatie ontbreekt of niet klopt, dubbel werk ontstaat en verantwoordelijkheden of afhankelijkheden onduidelijk zijn.

3. Eigenaarschap en afspraken bepalen

   We maken concreet wie waarvoor verantwoordelijk is, welk systeem waarvoor de bron is en welke afspraken nodig zijn.

4. Processen werkbaar maken

   We vertalen afspraken naar werkbare processen: wie doet wat, wanneer wordt data gecontroleerd en wat gebeurt er als informatie ontbreekt of niet klopt?

5. Zorgen dat het blijft werken

   We richten het zo in dat afspraken, processen en verantwoordelijkheden mee kunnen veranderen wanneer je assortiment, organisatie of kanalen veranderen.

IN DE PRAKTIJK

Productdata en governance bij SURF

Bij SURF kijk ik naar de huidige inrichting van het PIM en naar de afspraken en verantwoordelijkheden rondom productdata.

Dat speelt in een periode waarin SURF overstapt naar een nieuw financieel systeem. Daardoor wordt extra belangrijk om helder te hebben welke informatie waar thuishoort, welk systeem waarvoor de bron is en wie verantwoordelijk is voor het beheer van die data.

Ik analyseer de huidige situatie en adviseer over de inrichting van data governance en de aansluiting tussen de verschillende systemen.

Het doel: een inrichting waarin niet alleen de systemen goed op elkaar aansluiten, maar ook duidelijk is hoe productdata wordt beheerd en wie waarvoor verantwoordelijk is.

Mijn rol

Niet alleen adviseren, maar ook helpen uitvoeren

Ik kijk onafhankelijk naar hoe productdata in je organisatie wordt beheerd en waar afspraken, processen of verantwoordelijkheden ontbreken.

Soms begint dat met analyse en advies, maar daar hoeft het niet bij te blijven. Ik kan ook helpen processen in te richten of te verbeteren, verantwoordelijkheden duidelijk te maken en verbeteringen samen met de betrokken teams door te voeren.

Daarbij werk ik met de mensen die er dagelijks mee werken. De afspraken moeten niet van mij zijn, maar van de organisatie.

Het doel is niet een governancemodel op papier. Het moet mensen helpen om makkelijker met productdata te werken.

Past een ander vraagstuk beter?

Zorg dat productdata goed blijft werken

Kost productdata onnodig veel tijd, maar is nog niet precies duidelijk waar het probleem zit?

Vertel me wat er speelt. Dan kijken we samen waar het knelt en wat er nodig is om verder te komen.