PIM kiezen & voorbereiden

Eerst helder krijgen wat je nodig hebt. Wil je een PIM kiezen, maar is nog niet helder wat het systeem voor je organisatie moet oplossen? Ik help je scherp te krijgen wat je wilt oplossen en wat dat vraagt van je productdata, processen, systemen en verantwoordelijkheden. Zo weet je welke oplossing bij je organisatie past, welke eisen daarbij belangrijk zijn en wat er geregeld moet zijn voordat de implementatie begint.

Herken je dit?

Een PIM kiezen begint niet bij software. Eerst moet duidelijk zijn wat je wilt oplossen, hoe productdata door je organisatie loopt en wat mensen, processen en systemen nodig hebben.

Een PIM komt vaak in beeld wanneer de bestaande manier van werken niet meer meegroeit.

Je assortiment wordt te groot of te complex voor losse spreadsheets. Productinformatie staat verspreid over verschillende systemen. Je wilt naar nieuwe verkoopkanalen, maar je productdata houdt je tegen. Of je weet dat er iets moet veranderen, maar nog niet of een PIM de juiste oplossing is.

Dan is het verleidelijk om meteen systemen en leveranciers te vergelijken. Maar dan vergelijk je oplossingen voordat duidelijk is aan welke eisen ze eigenlijk moeten voldoen.

Eerst begrijpen wat er nodig is

Voordat je eisen aan een PIM kunt stellen, moet duidelijk zijn hoe productinformatie nu door je organisatie loopt én wat er straks nodig is. Daarom kijk ik niet alleen naar software.

• Productdata

  Welke productinformatie heb je nodig? Waar komt die vandaan en waar wordt die nu bijgehouden?

• Processen

  Hoe worden producten aangemaakt, verrijkt en gepubliceerd? Waar ontstaat dubbel of handmatig werk?

• Systemen

  Welke systemen spelen een rol en welke informatie hoort straks waar thuis?

• Verantwoordelijkheden

  Wie werkt met productdata? Wie bepaalt wat klopt? En waar is nog niet duidelijk wie verantwoordelijk is?

• Toekomst

  Wat moet straks mogelijk zijn als je assortiment, organisatie of verkoopkanalen veranderen?

Wat levert dat op?

Na deze fase weet je wat een PIM voor jouw organisatie kan oplossen en wat daarvoor nodig is. Je hebt helder welke productdata in het PIM thuishoort, hoe informatie moet stromen, welke processen geraakt worden en welke verantwoordelijkheden geregeld moeten zijn.

Die uitgangspunten vertalen we naar eisen waarmee je PIM-oplossingen en leveranciers gericht kunt beoordelen. Zo voorkom je dat fundamentele keuzes pas tijdens de implementatie worden gemaakt.

De systeemkeuze wordt onderdeel van het vraagstuk, niet het vertrekpunt.

Zo pakken we het aan

Hoe uitgebreid dit traject is, hangt af van wat er al bekend is en hoe ver je organisatie is.

1. Begrijpen wat er nu gebeurt

   We brengen productdata, systemen, kanalen, processen en betrokken mensen in beeld.

2. Bepalen waar het knelt

   We kijken waar informatie ontbreekt, dubbel wordt bijgehouden, handmatig wordt overgezet of verantwoordelijkheden onduidelijk zijn.

3. Bepalen wat je nodig hebt

   We vertalen wat er nodig is naar concrete eisen: wat moet een PIM kunnen, ondersteunen en verbinden?

4. Keuzes maken

   We beoordelen wat past bij de eisen, processen en organisatie. Niet alleen wat een systeem technisch kan.

5. Voorbereiden op implementatie

   We leggen alvast de basis voor de implementatie: data, processen, verantwoordelijkheden en de mensen die straks met het PIM gaan werken.

IN DE PRAKTIJK

Eerst richting bepalen bij NS Stations

Bij NS Stations was de vraag hoe het productdatatraject verder vorm moest krijgen. Ik hielp om de bestaande aanpak opnieuw te bekijken en scherp te krijgen wat er nodig was voor de volgende stap.

We brachten knelpunten in kaart op het snijvlak van technologie, data, organisatie en mensen. Niet meteen vanuit de vraag welk systeem nodig was, maar eerst vanuit wat er binnen de organisatie moest worden opgelost.

Van daaruit werkten we een toekomstbestendige richting en een concreet stappenplan uit.

Zo ontstond een basis waarmee NS Stations gefundeerde vervolgstappen en keuzes kon maken.

Mijn rol

Onafhankelijk van software en leverancier

Ik verkoop geen PIM en heb geen belang bij welke leverancier je kiest. Daardoor kan ik onafhankelijk kijken naar wat je organisatie daadwerkelijk nodig heeft.

Soms is een PIM-selectie de logische volgende stap. Soms blijkt dat eerst processen of verantwoordelijkheden duidelijker moeten worden. En soms is een kleinere verandering genoeg om verder te kunnen.

We zoeken naar wat echt helpt, ook als dat betekent dat we klein beginnen.

Past een ander vraagstuk beter?

Klaar om de volgende stap te bepalen?

Overweeg je een PIM, maar wil je eerst helder krijgen wat je organisatie daadwerkelijk nodig heeft?

Vertel me waar je tegenaan loopt. Dan kijken we samen wat er speelt en wat er nodig is om verder te komen.